Wie zijn wij?

De vereniging De Orde van Weefsters Vita Feminea Textura (hierna genoemd: Orde) en de onder haar ressorterende plaatselijke verenigingen, ‘Loges’ genoemd, hebben tot doel persoonlijke ontwikkeling bij haar leden te bevorderen, opdat deze kan leiden tot ontplooiing in vrijheid tot volledig mens-zijn. Het lidmaatschap is een dubbellidmaatschap van de Orde én van een Loge (hierna: Loge XX). De Orde en de Loges zijn aparte, maar gelieerde verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid. De Orde is de koepelorganisatie. De statuten van de Orde en die van de Loges bevatten dezelfde uitgangspunten.

De bij de Orde aangesloten loges zijn:

Loge Ad Fontes	Loge Ludus Sacer
Loge Aletheia	Loge Panta Rhei
Loge Amethist	Loge Sciviam
Loge Ariana	Loge Sophia Omnia Vincit
Loge De Cirkel	Loge Via Lucis
Loge Fons Vitae	Loge Vita Animo Concipere Est
Loge Het Elfde Licht	Loge Vita Vera

 

Onze privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is een wettelijke verplichting en is van toepassing op zowel de Orde als de Loges. Deze verplichting betreft de zorgvuldigheid in de omgang met de persoonsgegevens van hun leden.
Wij respecteren uw privacy en zorgen er daarom voor dat wij uw persoonsgegevens alleen binnen de kaders van onze verenigingen gebruiken. Wij baseren ons daarbij op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring geven we informatie over wat wij doen met uw persoonsgegevens. De AVG is alleen van toepassing op personen bij leven.

Begrippen uitgelegd

Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben organisaties die persoonsgegevens verzamelen en gebruiken meer verantwoordelijkheden gekregen. En de mensen van wie zij gegevens gebruiken hebben meer rechten gekregen.
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens wordt met de term Privacy de informationele privacy bedoeld. Deze gaat over het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens (persoonlijke data).

In de AVG worden twee categorieën persoonsgegevens onderscheiden.

• De eerste categorie heet Persoonsgegevens. Persoonsgegevens uit deze categorie leiden direct of indirect naar een persoon. Bijvoorbeeld uw adresgegevens en een foto. De Orde en Loges leggen persoonsgegevens uit deze categorie vast en gebruiken deze.
• De tweede categorie heet Bijzondere persoonsgegevens. Tot deze categorie behoren bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen en seksuele gerichtheid. Deze gegevens zijn zó privacygevoelig dat het grote(re) impact op iemand kan hebben als deze gegevens worden opgeslagen of verwerkt. De Orde en Loges leggen geen persoonsgegevens uit deze categorie vast en verwerken die dus ook niet.

Onder verwerking van persoonsgegevens verstaan we: het verzamelen, vastleggen, opslaan, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiding, samenbrengen, en ook het uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. Het maakt niet uit of de verwerking op papier gebeurt of digitaal.

Verhouding Orde en loges

Volgens de statuten van de Orde is elk lid van de Orde ingeschreven bij 1) de Orde zelf en 2) bij één enkele aangesloten Loge. Het lidmaatschap is hierdoor een dubbellidmaatschap.

Vanwege het dubbellidmaatschap voeren de Orde en de Loges één gemeenschappelijke online ledenadministratie waarin we uw persoonsgegevens vastleggen. De gegevens van onze leden worden hierdoor op één plaats opgeslagen, beheerd en beveiligd. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de gemeenschappelijke ledenadministratie en de gemeenschappelijke archiefledenadministratie ligt bij het Ordebestuur. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het deel van de ledenadministratie dat door de loges wordt uitgevoerd ligt bij de logebesturen.

De Orde en de Loges voeren – apart van elkaar – hun secretariële en financiële administraties. Deze administraties vallen onder de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid van respectievelijk het Ordebestuur en de Logebesturen.

Welke persoonsgegevens worden vastgelegd?

De onderstaande persoonsgegevens leggen wij vast in de gemeenschappelijke Ledenadministratie van de Orde én Loges. Een aantal gegevens zijn facultatief.

1. lidmaatschapsnummer ofwel gebruikersnummer;
2. wachtwoord voor toegang tot Weefnet. (Weefnet is het gemeenschappelijke intranet van de Orde en Loges);
3. naam, adres, postcode, woonplaats en land (naw-gegevens);
4. (facultatief) e-mailadres;
5. (facultatief) telefoonnummer(s);
6. geboortedatum;
7. (facultatief) ICE contactgegevens in geval van nood;
8. (facultatief) foto;
9. aanmeldingsformulier, motivatie, verslagformulier toetredingsprocedure,
   (indien van toepassing) informatie herintreden, documenten met betrekking tot het einde lidmaatschap;
10. (facultatief) uw afscheidswens of codicil.

We leggen ook nog andere gegevens vast in de gemeenschappelijke Ledenadministratie van de Orde en de Loges. Deze gegevens behoren niet tot de categorie Persoonsgegevens. Deze gegevens zijn:

1. van welke Loge u lid bent en de Loge van 1^e-graads inwijding;
2. overschrijvingen naar een andere Loge wanneer dit zich voordoet;
3. voor een lid dat niet eerder lid is geweest: datum 1e-graads inwijding (= ingangsdatum lidmaatschap), 2e-graads en 3e-graads inwijding;
4. voor een oud-lid dat opnieuw lid wordt (herintreden):
   1. datum herintreden (= ingangsdatum lidmaatschap) en aantal jaren lidmaatschap voorafgaand aan uw herintreden;
   2. (facultatief) datum 1^e-graads / 2^e-graads/ 3^e-graads inwijding;
5. (facultatief) verzendwijze van het tijdschrift Sumbolon van de Orde, beroep (of kennis en vaardigheden);
6. (bij uitschrijving als lid) soort uitschrijving, naam laatste Loge, uittrededatum en (facultatief) redenen van uittreden;
7. notities: niet-persoonsgegevens ingevuld door uw Loge bijvoorbeeld vervulling functie in uw Loge.

Elke vereniging – Orde of Loge – voert haar eigen financiële administratie. Bij betalingsverkeer tussen u en de Loge (of Orde) wordt uw bankrekeningnummer en naam in de administratie van de Orde of Loge opgeslagen. Ook voert elke vereniging haar eigen secretariële administratie waarin een aantal persoonsgegevens zijn opgeslagen ten behoeve van correspondentie en informatievoorziening vanuit het secretariaat of het bestuur.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

In het geval van beëindiging van het lidmaatschap worden uw persoonsgegevens overgebracht naar de Archiefledenadministratie, waar ze geanonimiseerd of vernietigd worden aan de hand van onze vastgestelde bewaartermijnen. Soms zijn wij verplicht om uw gegevens langer te bewaren, zoals de wettelijke bewaartermijnen voor de financiële administratie. Nadat de bewaartermijnen verstreken zijn, zijn worden al uw persoonsgegevens vernietigd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer herleidbaar zijn tot u. De Archiefledenadministratie kunnen wij gebruiken om op enig moment wetenschappelijk, historisch en statistisch onderzoek te doen. Dergelijk onderzoek is volstrekt anoniem en daardoor niet herleidbaar tot u.

De archiefstukken die bestemd zijn voor de historische archieven van de Orde en de loges worden integraal bewaard zonder het anonimiseren van de persoonsgegevens (meest namen) van (oud)leden die daarin zijn gebruikt. De reden hiervoor is om de oorspronkelijkheid van de stukken te behouden. De Orde en loges gaan bij hun eventuele geschiedschrijving terughoudend om met namen in interne en/of externe publicaties.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Deze gegevensverwerking (zowel digitale als handmatige) is bedoeld om:

1. onze verenigingen te kunnen organiseren, verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren en contact te kunnen hebben met onze leden;
2. leden onderling contact kunnen laten hebben via ledenlijst van de Orde en die van uw Loge;
3. een efficiënte en effectieve administratie te voeren zodat wij onze secretariaats- en bestuurstaken kunnen uitvoeren ten behoeve van onze verenigingen, mede vanwege onze wettelijke verplichtingen (Orde en Loges voeren die elk afzonderlijk);
4. om een efficiënte en effectieve financiële administratie te voeren ten behoeve van onze verenigingen, mede vanwege onze wettelijke verplichtingen (Orde en Loges voeren die elk afzonderlijk).
5. een efficiënte en effectieve, gemeenschappelijke ledenadministratie te voeren ten behoeve van de Orde en de Loges en vanwege onze wettelijke verplichtingen (vanwege het dubbellidmaatschap wordt deze gemeenschappelijk gevoerd);
6. om een efficiënte en effectieve (archief)ledenadministratie te voeren ten behoeve van historisch, wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek over de Orde en/of Loge(s) dat op enig moment uitgevoerd kan worden. Dit onderzoek is volstrekt anoniem, niet op persoonsniveau en niet te herleiden tot enig lid of oud-lid.

Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, mag dat alleen als er een grondslag voor is. Van de zes grondslagen die de AVG gebruikt, zijn er vier voor ons relevant. Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de grondslagen:

• Uitvoering overeenkomst. Bij ons gaat het over het lidmaatschap van de Orde en dat van uw Loge. Bij deze grondslag gaat het er voor ons om noodzakelijke verwerkingen te kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens die verband houden met uw dubbellidmaatschap of de aanmelding daarvoor.
• Wettelijke verplichting. Bij deze grondslag gaat het erom dat wij persoonsgegevens van u verwerken vanwege wettelijke of andere verplichtingen waaraan we moeten voldoen zoals de financiële administratie.
• Vitaal belang. Bij deze grondslag gaat het erom dat wij persoonsgegevens van u verwerken die van essentieel belang zijn wanneer u in nood verkeerd bij een bijeenkomst van de Loge of Orde. Bijvoorbeeld het gebruiken van noodtelefoonnummer dat u ons hebt doorgeven (is facultatief).
• Toestemming. Bij deze grondslag gaat het om een specifieke verwerking van persoonsgegevens voor een specifiek doel waarvoor wij uw expliciete of impliciete toestemming hebben gekregen. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken, tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Wij delen in principe geen persoonsgegevens met andere partijen (derden). Tenzij het echt niet anders kan, omdat het noodzakelijk is om onze wettelijke taken te kunnen uitvoeren. Wij kunnen dan persoonsgegevens delen met andere belanghebbenden, bijvoorbeeld in juridische procedures en de politie als we ergens aangifte van doen.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Binnen de Orde en de Loges hebben leden toegang tot uw persoonsgegevens als zij daarvoor zijn geautoriseerd vanwege hun functie of taak, zoals uw Logesecretaresse.
Buiten de Orde en de Loges heeft het IT-bedrijf dat het technisch beheer, onderhoud en upgrades van de beveiliging van de Ordewebsite en Weefnet doet toegang tot de ledenadministratie en daarmee tot uw persoonsgegevens.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen. Uw wachtwoord wordt gehasht opgeslagen, waardoor het wel kan worden gecontroleerd bij het inloggen, maar niet meer kan worden achterhaald.
De servers staan in Nederland in verband met veiligheid, EU-wetgeving en naleving van de AVG. De servers en software waarop de Ordewebsite en Weefnet gehost worden, worden up-to-date gehouden met alle beschikbare beveiligingsupdates.

Hoe gaan we om met ledenlijsten, Nieuwsbrief, Sumbolon en beeldopnames?

De ledenlijsten, de Nieuwsbrief, Sumbolon en beeldopnames zijn alleen bedoeld voor gebruik binnen de Orde/Loge.

• Ledenlijsten. De Orde en de uw Loge gebruiken persoonsgegevens die op ledenlijsten voorkomen. Deze ledenlijsten worden gebruikt voor de vereniging voor technisch gebruik. Ook kunnen leden deze lijsten gebruiken voor eigen gebruik voor hun onderling sociaal contact binnen de Orde en of Loge. Loges kunnen ervoor kiezen om foto’s van haar leden in de ledenlijst op te nemen. Het inleveren van een foto is optioneel.
  Een lid heeft de mogelijkheid om aan te geven of zij wel of niet op deze lijsten vermeld wil worden.
• Nieuwsbrief. De Orde mailt regelmatig een Nieuwsbrief om haar leden te informeren over zaken die betrekking hebben op de Orde en Loges. Een lid kan zich afmelden voor deze Nieuwsbrief en ook weer aanmelden.
• Sumbolon. Het verzendbedrijf dat de adressering van postverzendingen binnen Nederland voor de Orde verzorgd, ontvangt van ons een lijst met naw-gegevens van de leden. Leden kunnen zich uitschrijven van toezending van dit tijdschrift.
• Publiceren beeldopnames binnen de Orde of Loge. Wanneer tijdens een bijeenkomst van de Orde of een Loge beeldopnames worden gemaakt, staat dit uitdrukkelijk vermeld in de uitnodiging voor deze bijeenkomst. De beeldopnames worden alleen gebruikt voor publicatie binnen de Orde zoals in de Nieuwsbrief, het Orde-tijdschrift Sumbolon en op het met inloggegevens beveiligde intranet Weefnet van de Orde. Als u hiertegen bezwaar heeft, kunt u dit melden bij de organiserende leden van die dag.

Voor het bovenstaande geldt dat impliciete toestemming de standaard is. U kunt op elk moment één of meer van deze standaarden wijzigen bij uw Logesecretaresse of de organiserende leden.

Wat valt onder een datalek?

Bij een datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens zonder dat dit mag of zonder dat dit de bedoeling is. Waarbij de oorzaak een inbreuk op de beveiliging van deze gegevens is. Ook het ongewenst vernietigen, verliezen, wijzigen of verstrekken van persoonsgegevens door zo'n inbreuk valt onder een datalek.

Welke privacyrechten heeft u?

U heeft altijd het recht om uw eigen persoonsgegevens in te zien en waar nodig te verbeteren of te wijzigen. Voorkeuren uit paragraaf 12 kunt u op elk moment wijzigen. Hiervoor kunt u contact opnemen met de Logesecretaresse.

Als er sprake mocht zijn van een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, dan dient u dit direct te melden aan uw Logebestuur of het Ordebestuur als het gaat om respectievelijk als het Logezaken of Ordezaken. Dit kan ook een datalek betreffen (het onrechtmatig vrijgeven van beschermde informatie). Het Logebestuur of het Ordebestuur doet vervolgens onderzoek. De betrokkene(n) waarvan de persoonsgegevens onrechtmatig zijn gebruikt of zijn gelekt worden daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht. Het Logebestuur of Ordebestuur neemt hiervoor de wettelijk noodzakelijk vervolgstappen.